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By Julie M. Dahl, PhD

Just as in English, formal communication in Spanish frequently employs fixed expressions that never change. This is one area where you should not be creative, but rather memorize these expressions and use them exactly as you learned them.

So don’t translate “I’m writing to send you the requested information,” rather find out the standard Spanish expressions used for stating the purpose of an email. For example:

Awkward: Estoy escribiendo para mandarle la información solicitada.

Professional: Me dirijo a usted para mandarle la información solicitada.

Here are some common professional phrases to get you started:

  1. Stating the purpose of the email: Me dirijo a usted para (+ any infinitive)…

Me dirijo a usted para informarle sobre un cambio en el horario de la próxima reunión.

  1. Taking about an attachment: Adjunto le envío…

Adjunto le envío el informe sobre las ventas del mes de mayo.

  1. Asking for help: Le agradezco cualquier tipo de ayuda que me pueda ofrecer.

Agradecería el envío de la factura para el pedido realizado el 15 de julio.

  1. Expressing gratitute for assistance: Doy a usted mis más expresivas gracias por…

Doy a usted mis más expresivas gracias por la oportunidad de presentarle nuestro producto.

  1. Offering help: No dude en contactarme para cualquier aclaración.

No dude en contactarme para cualquier cosa que necesite.

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